会議のコストを見える化！便利なテンプレートツール

会議のコストとは？

会議には費用がかかっています。
その場では支払っていませんが、主な会議のコストは３つです。

１．人件費
２．場所代
３．雑費

人件費は、参加している人達の人件費です。
場所代は会議室のレンタル費用です。
雑費は印刷費、お茶、パソコンのレンタル費用です。
会議コストの計算方法を解説します。

１．人件費コスト

人件費コストの計算方法です。

会議の人件費コスト　＝　時給タイプごとの合計です。

（　時給タイプA　×　Aの参加人数　×　会議時間　）＝Aの合計
（　時給タイプB　×　Bの参加人数　×　会議時間　）＝Bの合計
（　時給タイプC　×　Cの参加人数　×　会議時間　）＝Cの合計

時給タイプごとの合計　＝　Aの合計+Bの合計+Cの合計です。

 

 

２．場所代コスト

場所代のコストの計算方法です。

場所代のコスト　＝　1時間あたりの場所のレンタル費用　×　会議室使用時間

レンタルスペースや貸会議室の相場金額です。
土地の値段によって料金は異なります。
1時間当たりの料金は目安として記載しています。

人数（広さ）	1時間当たりの料金
4名未満	1000円~2000円
10名未満	2000円~3000円
20名未満	3000円~5000円
30名未満	5000円～

 

３．雑費コスト

雑費コストには様々な種類があります。
1会議にあたり、一人100円~300円かかっています。
資料プリント代金、ホワイトボード、パソコン、プロジェクター、マジック、ホッチキス、ハサミ、延長コード、お茶、お菓子、水などです。

雑費コストを計算するのには時間がかかります。計算すると時間がかかるため、計算してはいけません。参加人数×100円~300円で計算しましょう。

会議コストの見える化

「見える化」させるべき「会議コスト」は３種類あります。

１．定例会議
２．臨時会議
３．打ち合わせ会議

定例会議は、いつも決まった曜日や時期に開催されている会議のことです。
臨時会議は、急な会議のことです。昨日まで予定になかったのに、本日いきなり開催される会議のことです。
打ち合わせ会議は、会議室を使わない打ち合わせのことです。10分以内に終わる軽い打ち合わせのことです。

１．定例会議の見える化

定例会議を表にまとめて見える化します。
定例会議は、「いつ、だれが、どこで、どのくらいの時間をかけるのか？」があらかじめ決まっています。そこで、一体毎月どのくらいのコストがかかっているのか、計算してみます。
具体例です。
・1か月が４週間の場合。
・一人当たりの時給が2000円の場合。
・会議名、1回あたりの会議時間、頻度、参加人数、月間にかかる時間、月間にかかる人件費を表にしました。

会議名	会議時間	頻度	参加人数	月間時間	月間人件費
定例会議	1時間	週に1回	10名	4時間	¥80,000
営業会議	1時間	週に2回	10名	8時間	¥160,000
商品会議	1時間	週に1回	10名	4時間	¥80,000
マーケティング会議	1時間	週に1回	5名	4時間	¥40,000
販促物会議	1時間	週に1回	5名	4時間	¥40,000
臨時会議	1時間	週に1~2回	3名	4時間	¥24,000
リーダー会議	3時間	月に1回	5名	3時間	¥30,000
全社会議	3時間	月に1回	30名	3時間	¥180,000

集計結果です。
月間会議時間合計　34時間
月間会議人件費合計　63万４０００円

本来であれば、上記に会議室の利用料金と、雑費が上乗せになりますのでさらに費用が掛かっていることになります。

まずは、定例会議を見える化することが出来ました。

２．臨時会議の見える化

臨時会議は参加時間と回数を図って見える化します。
臨時会議は急に当日開催が決まります。そのため、あらかじめ予定されていた仕事が出来ません。予定を変更して、臨時会議に参加することになります。どの程度臨時会議が開催されているのか、表にまとめて見える化します。

具体例です。

日付	臨時会議（回数）	臨時会議（時間）	所定労働時間	実労働時間
2019-10-01	1	60	8時間	10時間
2019-10-02	2	120	8時間	12時間
2019-10-03	0	0	8時間	9時間
2019-10-04	1	120	8時間	12時間

ポイントは所定労働時間と実労働時間を記録することです。
1週間以上記録してみると、臨時会議と実労働時間が相関関係にあることがわかります。

臨時会議への参加時間を記録してどのくらい時間を使っているのか見える化出来ました。

３．打ち合わせの見える化

打ち合わせは回数を記録します。
プロジェクトリーダーや指導係は部下によく話しかけられます。
そのため、1日のうち、何分打ち合わせに費やしたのか、記録していく方が手間がかかります。1回の打ち合わせ時間は、10分以内の場合が多いです。そのため、あらかじめ、1回あたり大体5分程度と決めておきます。回数だけを数えます。

具体例です。
1回あたりの平均が5分の場合

日付	打ち合わせ回数	平均時間
2019-10-01	5	25分
2019-10-02	6	30分
2019-10-03	3	15分
2019-10-04	3	15分

集計すると、打ち合わせ時間を見える化することができます。

会議コストを見える化する便利ツール

会議コストを見える化するためには、時間や回数を図る必要があります。しかし、仕事が忙しいなか、わざわざ回数や時間を計測するのは非常に面倒です。そこで、会議コストを簡単に計測できる便利なテンプレートツールをご紹介します。

エクセルのテンプレート

先ほどご紹介した、定例会議、臨時会議、打ち合わせ回数を入力するためのテンプレートです。オレンジの箇所へ数字や文字や日付を入力していただくと、自動で計算出来るようになっています。

エクセルダウンロードはこちらです。

 

 

便利ツール　タイマー&カウント編

回数をカウントする便利ツールです。

一般的に売っているデジタル数取り器は、カウント機能とリセット機能だけです。
間違ってカウントしてしまうと、一度リセットしなければいけません。
カウントダウン出来る機能が付いているとリセットしなくてもいいので、非常に便利です。
カウントダウン付きのデジタルカウンターは珍しいので以下へご紹介しておきます。

 

時間を図る便利ツールです。最大99分
スマホのストップウォッチ機能を使えば、簡単に図ることが出来ます。しかし会議が終わるたびに、会議時間をメモしなくてはいけないため、手間がかかります。以下のツールなら、４つまで時間を図ることが出来るので、会議の回数と会議の時間が一目瞭然です。
1日の仕事終わりに、1回だけ回数と時間を記録すれば集計作業は完了します。

 

時間を図るツール長時間バージョンです。最大99時間
タイマーの数は、４つから３つになりますが、99時間まで計れます。
1時間半以上打ち合わせや会議が続く人は、こっちの方が気にせず使えるかもしれません。

便利ツール　アプリ編

会議の時間と人件費を計測するアプリ

会議時間をリアルタイムで費用に変換できるアプリです。設定画面で、時給タイプを7種類設定出来ます。参加人数も自由に変更できます。あとは、HOME画面へ行き、スタートをクリックすれば、リアルタイムで費用と時間がカウントアップされていきます。
※バナー広告は出ますが、今のところ、強制的な動画広告は流れていません。