整理力の基本とトレーニング方法

整理力の基本

整理力とは、整理する力のことです。

整理力を上げることで、解決力や、分析力、伝える力の向上にもつながります。
前回の記事はコチラから

ロジカルシンキングとは？必要な５つの能力と鍛える順番ロジカルシンキングとは？ ビジネスシーンで「ロジカルシンキング」という言葉は頻繁に出てくると思います。 身に付けたいと思...

ロジカルシンキングに必要な５つの力のうちの一つでもあります。

 

整理力とは？低い人の特徴５つ

整理する力を言い換えると、整理する能力のことです。
技術ですので、誰にでも身に付けることができます。

整理とは　乱れた状態にあるものをかたづけて、秩序を整えること。

整理力の鍛え方は２つあります。

１．自分の頭の中を整理する
２．整理したものを活用する

まずは
自分の頭の中を整理出来るようになりましょう。

以下の特徴に当てはまる人は要注意です。

５W２Hで頭を整理する方法

人と話をする前に、伝えたいことを紙に書いてみましょう。

ポイントは、５W２Hです。

When	いつ
Where	どこで
Who	だれが
What	何を
Why	なぜ
How	どのように
How much	いくらくらいかけて

全部当てはまらなくても大丈夫。
漏れがないか、確かめましょう。

5W2Hは「指示する & 指示される」時に便利です。

打ち合わせや、会議が終わったあと、結局私は何をしたらいいの？
もしくは、あの人は何をするの？を防げます。

指示する、指示される、というのは、一種の約束です。
約束を守ったのか、守れなかったのか、判断する時にも５W2Hは有効なので、打ち合わせが終わったあとは、相手に思い切って、会議で決まったことを５W2Hでメッセージで送っておきましょう。認識が違ったら、その時に教えてもらえるはずです。

例）打ち合わせ内容について
●●●●…
●●●●…
●●●●…
という認識ですが合っていますか？
これで進めますがよろしいですか？
という具合です。

ちなみに、未定の項目があった時は、
「費用の上限については、未定でした。いくらくらいが妥当でしょうか？」
と質問するのもいいと思います。
上司も助かります。

後日、上司との間で認識違いの問題が起こったら、このメッセージを引っ張り出しましょう(笑)

これで、約束事の、もめごとは事前に防げるはずです。

曖昧な表現を具体的にする方法

打ち合わせや会議をしているとき、抽象的で曖昧な表現の時があります。

例えば
顧客数をもっと伸ばして・・・
客単価を上げて・・・
認知率をもっと上げて・・・
トップシェアを取りに行くつもりで・・・

よくあるシーンです。

ここで、５W2Hです。
顧客数をもっと伸ばすというのは、具体的に何件のことでしょう？
客単価はいくらが高くて、いくらが安いのでしょう？
みたいな感じです。

あまり露骨にそんなことばかり言っていると、「うざい奴です」
そのため、口にしなくても、頭の中では５W2Hを考えておいてください。

曖昧な表現を多用してくる人と話をしていると、意味がわからなくなってきます(笑)
そのため、曖昧な方法を具体的にさせる質問をしましょう。

「うざくない質問」の仕方がこれです！

あとは、自分で、5W2Hで整理出来るか確かめましょう。

という流れです。

実例）
何を達成したら、認知度がもっと上がった状態と呼べますか？
何を達成したら、トップシェアが取れた状態と呼べますか？

ポイントは、うざくない程度に、何と何を達成したら、「それを」達成している状態と言えますか？という質問をすることです。

良い状態と悪い状態を判断する

次は、良い状態と悪い状態を即座に判断する方法です。

・会議の意見だしでゴールが見えない時
・話がややこしくなってきた時に有効です。

その場で出来るし、簡単だし、便利です。
良いのか、悪いのかを判断する時は、反対言葉を使います。

説明は後でするとして、まずは反対言葉を見てください。
本来は、反対言葉　＝　「反対語、対義語」といいます。

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http://worddrow.net/

これを知っていると、マトリクスが作れます。
例えば、キャバクラでいきましょう(笑)

女の子が　かわいい　⇔　ブスという軸
値段が　　高い　⇔　安いという軸

これをマトリクスにします。

良い状態は、かわいくて、値段も安いお店です。最高！（オレンジの左上）
最悪なのは、値段は高いし、ブスしかいないお店です。二度と行くか！（オレンジの右下）

こうやって見たら、マトリクスも怖くないですね。
良い、悪いの判断が一目瞭然です。

こうやって見たら理解できるのに、仕事になると途端にわからなくなるのは
１．反対言葉を知らないから
２．整理の枠組みを知らないから
自分はアホだと思う必要はありません。知らないだけです。

まずは、反対言葉をたくさん覚えてましょう。

トレーニング方法

今出てきた整理方法は、５W2H、マトリクスです。
このほかにも、「フレームワーク　＝　枠組み」があります。
整理する枠組みのことを、一般的にフレームワークと呼んでいます。
「ビジネス　フレームワーク」などで検索すると沢山出てきますので、参考にしてください。フレームワークを知っていると、枠組みを考える時間が不要になりますので、整理する時間が圧倒的に早くなります。そのため、色々なフレームワークを覚えておくといいでしょう。

１．フレームワークを使う

フレームワークを覚えたら実際に使ってみましょう。
覚える、使う、調べる、これを自分で繰り返すことで、精度を上げていきましょう。

 

気付いたら
●●さんの説明わかりやすい！
●●さんのプレゼンよかったです！
●●さんはロジカルですね！

など。きっと周りの評価もあがるはずです！

２．指示をする・指示を受ける

指示を受ける時、相手に復唱して確認をしてみましょう。
その時は、５ｗ２ｈを使いましょう。

相手に指示を出す時、いきなり話かけるのではなく、紙に一度書きましょう。
案外難しいものです。

同じ仕事場の人だと、共通認識があるので、ある程度言葉をすっ飛ばして伝えても意味が通じてしまいます。その分、認識のズレがあったときは失敗に繋がります。
そういったことも含めて一度実践してみましょう。

３．身の回りを整理整頓する

これが一番手っ取り早いかもしれません。
整理整頓の手順は以下のようになります。

１．いらないものを捨てる
２．物を一か所に集める
３．片付ける場所を決める
４．使ったら同じ場所に戻す

毎回同じ場所に戻すのがポイントです。
また、無理なく継続しやすい仕組みにすることが大事です。
セロテープ置き場など、マスキングテープで囲っておくだけでも同じ場所に戻せるようになります。

４．機能ごとに分解する

例えば、冷蔵庫は、冷やす温度ごとに部屋が分かれています。
冷蔵、チルド、冷凍。目につくものを機能ごとに分解してみましょう。

ポイントは機能ごとに分解することです。

通勤中の電車を分解しましょう。
扉の機能は、大きくわけて、開く、閉じるです。
イレギュラーとして、閉じる時に●センチ以上閉まらなければ再度開くという機能もあります。

機能ごとに分解し、仕事でも何が足りていなくて、何が必要なのか考える癖をつけましょう。

５．イメージをグラフにする

何でも図にしてみましょう。
売上の推移を月ごとにしてみる。
その図をさらに分けて、顧客数と購入単価の二軸にしてみる。

ダイエットを食べる量と運動量に分けて、マトリクスを作ってみる。

グラフは手書きで紙に書いてみましょう。なんでも図にすることで、他のこともイメージしやすくなります。慣れてきたらエクセルなどを使ってより見やすいグラフにしてみましょう。

６．順番をイメージする

朝起きて、歯を磨いて、シャワーを浴びて、服を着替えて、、、一つ一つの行動をイメージしてみましょう。

電気をつける、洗面台にたつ、歯ブラシを手に取る、歯磨き粉をつける、歯を磨く。

最初はこのくらいでOKですが、もっと分けられます。

電気のスイッチを見る、電気がオフなら右手をあげる、右手でオンにする。
歯ブラシを見る、右手で歯ブラシをとる、汚れていないか確認する、水でぬらす。

このように、一つ一つの順番を確認するのがポイントです。

イメージしたことしかやってはいけない。という自分ルールで朝のルーティンを進めてみて下さい。歯磨き粉の蓋を開ける、歯ブラシに塗る、歯磨き粉の蓋を占める、歯磨きをする。
という順番なら、歯磨き粉を元の位置に戻す。が抜けています。
無意識にやっていることを、意識するのは、なかなか難しいものです。
しかしここがポイントになります。
仕事でも無意識を意識して順番を確認することで、漏れを防げるようになります。
また、人に指示を出す時に、指示上手と言われるようになります。

７．人と話をする

人の話を聞いて、話を要約します。
「つまり、●●ということですか？」
あまり多用したらうざいですが、そこは、コミュニケーション力でカバーしてください(笑)

ポイントは、言い換えることです。
全く同じ言葉ではなく、違う言葉で言い換えたとき、同じ意味になるかどうかを試してみて下さい。相槌を打ちながら、「うん、うん、●●ということですか？」
そうそう。となれば、OK
ちょっと違う。となれば、NG
自分で精度を上げていきましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか？

整理力を鍛えることはいいこと尽くめです。

しかし、これは技術であり、本当に大切なのは、相手とのコミュニケーションや相手を思いやる心なのかもしれません。そういった技術と気持ちを両立させることで、相手との信頼関係も生まていきます。仕事では特にそうです。

指示したことや指示されたことが食い違うとそれだけで時間の無駄です。さらに、相手が悪い、こっちが悪いと言い出すと収拾がつかなくなります。そのため、まずは整理力を鍛えることが重要だと思います。